Путевой лист при аренде автомобиля

Question

Я арендовал автомобиль для работы в сфере грузоперевозок. Машина зарегистрирована на арендодателя, а я использую её для коммерческих поездок по городу. Недавно знакомый сказал, что мне обязательно нужно оформлять путевые листы, иначе могут быть штрафы от ГИБДД и налоговой. Но я не совсем понимаю, действительно ли это требуется в моём случае, ведь машина не на балансе моей фирмы, а только в аренде. Подскажите, обязан ли я вести путевые листы и какие последствия, если этого не делать?

Answer 1

Ваш вопрос действительно актуален, так как практика использования арендованных автомобилей для бизнеса встречается очень часто. Попробую разъяснить подробно.

1. Что такое путевой лист и для чего он нужен?
Путевой лист - это обязательный документ для транспортного средства, используемого в коммерческих целях. Он фиксирует маршрут, пробег, расход топлива, а также подтверждает допуск водителя к управлению (медосмотр, техосмотр автомобиля).

2. Когда путевой лист обязателен?
Обязанность оформления путевых листов установлена для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, если автомобиль используется для осуществления предпринимательской или служебной деятельности. Это требование закреплено в:

• Приказе Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008;
• ст. 6 Федерального закона «О безопасности дорожного движения»;
• Налоговом кодексе РФ (для подтверждения расходов на транспорт).

3. Если автомобиль в аренде
Факт аренды автомобиля не освобождает вас от обязанности вести путевые листы, если транспорт используется в коммерческих целях. Иными словами, неважно, кому принадлежит машина - арендодателю или вашей фирме. Важно, кто и для чего её использует. Если вы возите грузы или пассажиров за плату, то путевой лист нужен обязательно.

4. Какие риски при отсутствии путевых листов?

• Штрафы по ст. 12.31.1 КоАП РФ: от 5 000 до 10 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 руб. для юрлиц;
• Налоговые последствия - расходы на аренду и топливо могут быть не признаны обоснованными, если нет путевых листов;
• Проблемы при проверках ГИБДД и Ространснадзора (особенно для перевозчиков).

5. Что делать на практике?

1. Если вы ИП или юрлицо и используете арендованный автомобиль для бизнеса - оформляйте путевые листы.
2. Форма путевого листа может быть как утвержденная Минтрансом, так и разработанная самостоятельно, но с обязательными реквизитами (дата, водитель, маршрут, медосмотр, техосмотр и т. д.).
3. Если автомобиль используется исключительно в личных целях (например, арендован для поездки в отпуск) - путевой лист не нужен.

Вывод: В вашем случае, если арендованный автомобиль применяется для грузоперевозок и получения дохода, путевой лист обязателен. Его отсутствие может привести к штрафам и налоговым проблемам. Рекомендую наладить ведение путевых листов, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов.