В вашей ситуации важно действовать строго в рамках закона, чтобы не нарушить права работника и при этом защитить интересы работодателя.
Основные шаги, которые вы можете предпринять:
- Запросите у сотрудника оригинал больничного листа. По закону работник обязан предоставить работодателю листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией.
- Уточните у сотрудника, оформлял ли он электронный больничный. В таком случае бумажный листок нетрудоспособности не потребуется, а вся информация поступает в ФСС и может быть проверена работодателем через систему электронных больничных.
- При отсутствии документов вы вправе оформить служебную записку о прогуле и затребовать письменное объяснение от сотрудника. Если он не предоставит подтверждающих документов, отсутствие будет считаться неуважительным.
- Запрос в ФСС. Работодатель имеет право проверить факт оформления электронного больничного, направив запрос через систему «Соцстрах» или бухгалтерскую программу, если у организации есть интеграция с ФСС.
Что нельзя делать:
- Самостоятельно звонить в поликлинику и уточнять диагноз или факт выдачи больничного - это является врачебной тайной и такие сведения не разглашаются.
- Принимать решения о дисциплинарных взысканиях без документального подтверждения - это может повлечь трудовые споры.
Практический совет: если у вас есть сомнения в добросовестности сотрудника, фиксируйте все его отсутствия документально (табель учета рабочего времени, служебные записки). В дальнейшем это позволит вам при необходимости применить меры дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения, но только на законных основаниях.
Итог: проверить, находится ли сотрудник на больничном, можно только через предоставленный им листок нетрудоспособности или через официальные каналы ФСС. До получения подтверждения лучше воздержаться от резких шагов, чтобы не нарушить его права и не создать себе риски в случае трудового спора.