Можно ли завести новую трудовую книжку

Question

Я недавно устроилась на новую работу, но при оформлении документов обнаружилось, что моя старая трудовая книжка утеряна. В отделе кадров сказали, что без неё оформить меня нельзя, и предложили восстановить через прошлое место работы. Проблема в том, что предприятие, где я раньше работала, уже ликвидировано. Подскажите, могу ли я просто завести новую трудовую книжку и что для этого нужно сделать?

Answer 1

Ситуация, когда утеряна трудовая книжка, достаточно распространена, и закон предусматривает порядок её восстановления. Но просто «завести новую» без соблюдения формальностей нельзя, иначе в ней не будет отражён ваш трудовой стаж, что может повлиять на пенсию и другие социальные гарантии.

Вот как действовать правильно:

1. Обратиться к последнему работодателю. Если организация всё ещё существует, вам нужно написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель обязан оформить новый экземпляр с отметкой «Дубликат» и внести туда все сведения о работе по имеющимся документам.
2. Если предприятие ликвидировано – следует запросить архив, куда переданы документы ликвидированного работодателя. Это можно сделать через Городской архив или Росархив. Там можно получить справку о периодах работы, которую затем предоставляете новому работодателю для внесения данных в дубликат трудовой книжки.
3. Если данные полностью отсутствуют – трудовая книжка оформляется заново, но записи о прошлом стаже будут внесены только на основании подтверждающих документов (справок, договоров, приказов и т. д.). Если их нет, стаж подтвердить можно через суд.

Важно: по закону (постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.) новый работодатель не имеет права просто оформить вам «новую» трудовую книжку вместо утраченной без отметки «Дубликат», если есть сведения о предыдущем стаже. Это будет нарушением порядка ведения трудовых книжек, и в будущем может возникнуть путаница при начислении пенсии.

Также стоит помнить, что с 2020 года введены электронные трудовые книжки. Если вы работали после этого периода, то сведения о стаже могли быть внесены в систему ПФР (сейчас – Социальный фонд России). В таком случае можно оформить электронную трудовую книжку, и тогда бумажный дубликат уже не потребуется.

Рекомендации:

• Проверьте, есть ли сведения о вашей работе в ПФР – можно через портал «Госуслуги» или в отделении Социального фонда России.
• Если архивные данные найдены, обязательно сохраните все справки – они подтверждают ваш стаж.
• При оформлении дубликата убедитесь, что в нём стоит отметка «Дубликат» и правильно указаны все даты и должности.

Таким образом, новую трудовую книжку завести можно, но только в виде дубликата с подтверждением вашего стажа. Если подтверждающих документов нет, придётся оформлять её как новую, однако старый стаж тогда не будет засчитан автоматически.