Срок хранения кассовых чеков и иных документов, связанных с розничной торговлей, регулируется сразу несколькими нормативными актами. Чтобы разобраться, как долго магазин должен хранить чеки, важно понимать, что они могут использоваться не только для подтверждения сделки с покупателем, но и для бухгалтерской, налоговой и контрольной отчетности.
1. С точки зрения налогового законодательства
Согласно статье 29 Налогового кодекса РФ и пункту 1 статьи 23 НК РФ, налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие произведенные операции, не менее четырех лет. Это касается и кассовых чеков, если они оформлены через контрольно-кассовую технику (ККТ) и отражают хозяйственные операции, влияющие на налогообложение.
2. С точки зрения бухгалтерского учета
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает общий срок хранения первичных учетных документов – не менее пяти лет с даты окончания отчетного года. К таким документам относятся, в том числе, кассовые чеки, если они являются подтверждением продажи и отражаются в бухгалтерском учете.
3. С точки зрения взаимодействия с покупателями
Для розничных покупателей кассовый чек обычно нужен для подтверждения покупки и возможного возврата товара. Но для магазина это документ внутреннего учета, и его хранение имеет значение прежде всего для отчетности перед контролирующими органами.
Таким образом, оптимальный срок хранения кассовых чеков для магазинов составляет не менее пяти лет – этот срок покрывает все возможные требования со стороны налоговой, бухгалтерии и иных надзорных органов. В отдельных случаях (например, при судебных разбирательствах или длительных договорах) документы могут храниться дольше – до 10 лет.
Практический совет:
Современные онлайн-кассы хранят электронные чеки в облаке оператора фискальных данных (ОФД). Эти данные сохраняются в течение установленного законом срока, однако предприятиям рекомендуется дублировать их в своей учетной системе или архиве, чтобы избежать утраты при технических сбоях.
Вывод:
Храните кассовые чеки и связанные документы не менее пяти лет после окончания отчетного года. Это позволит избежать претензий со стороны налоговых органов и обеспечит юридическую безопасность бизнеса.