Для подмены смен между сотрудниками важно оформить всё официально и корректно, чтобы не возникло вопросов ни у работодателя, ни у бухгалтерии. Подмена смен – это фактически изменение графика работы, а значит, она должна быть согласована и зафиксирована в письменной форме.
Пошагово порядок действий выглядит так:
- Согласуйте подмену с коллегой. Убедитесь, что оба сотрудника согласны на обмен сменами и готовы подтвердить это письменно.
- Сообщите руководителю или непосредственному начальнику. Без одобрения работодателя обмен сменами не имеет юридической силы.
- Подготовьте заявление. Документ оформляется в свободной форме, но с обязательным указанием основных реквизитов:
- кому адресовано (директору, заведующему и т.д.);
- от кого (ФИО, должность, подразделение);
- суть просьбы – например: «Прошу разрешить мне обменяться сменами с Ивановой А.А., моя смена 14 июня, ее смена 16 июня»;
- согласие второго сотрудника – лучше, если он подпишет заявление рядом с вашей подписью;
- дата и подпись обоих сотрудников.
Дополнительно:
- Работодатель может оформить дополнительное распоряжение или внести изменения в график смен – это правильный юридический подход.
- Если в компании действует локальный нормативный акт (например, положение о сменной работе), обязательно проверьте, не предусмотрен ли в нём особый порядок обмена сменами.
- Для сохранения табеля учёта рабочего времени кадровая служба должна отразить фактический выход каждого сотрудника по датам, указанным в заявлении.
Совет юриста: всегда сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии. Это поможет избежать споров, если позже возникнут вопросы о переработке или оплате смены.
Таким образом, заявление на подмену смен оформляется в простой письменной форме, но с обязательным указанием даты, сторон, сути обмена и подписи обоих участников и согласия руководства. Тогда документ будет иметь юридическую силу и защитит ваши интересы.