В подобных ситуациях важно правильно оформить заявление на подмену сменами, чтобы избежать недоразумений с работодателем и бухгалтерией. Такой документ фиксирует, что вы и ваш коллега согласны поменяться рабочими днями, а руководство не возражает против этого.
1. Зачем нужно заявление?
Заявление подтверждает факт согласования между сотрудниками и работодателем. Это важно, потому что смена рабочего графика без одобрения руководства может считаться нарушением трудовой дисциплины. Кроме того, документ помогает правильно внести изменения в табель учета рабочего времени.
2. Как правильно оформить заявление
- В правом верхнем углу указывается, кому подается заявление: «Руководителю (название организации), от (ФИО, должность)».
- Далее по центру пишется слово «Заявление».
- В тексте указывается просьба разрешить подмену сменами, например: «Прошу разрешить мне поменяться сменами с (ФИО коллеги, должность) в такие-то даты».
- Необходимо указать конкретные даты и время смен, чтобы избежать путаницы.
- В конце заявления ставится дата и подпись.
Рекомендуется также, чтобы коллега, с которым вы меняетесь, поставил свою подпись под фразой «Согласен». Это подтверждает его согласие на подмену.
3. Кто утверждает заявление
После того как вы и ваш коллега подписали заявление, его следует передать руководителю подразделения или менеджеру по персоналу. Только после письменного разрешения от работодателя подмена считается официальной.
4. Как избежать проблем
- Не меняйтесь сменами без письменного разрешения - иначе возможны дисциплинарные взыскания.
- Храните копию заявления, чтобы подтвердить согласование при необходимости.
- Уточните, нужно ли уведомлять отдел кадров или табельщика отдельно - в некоторых организациях это обязательное требование.
5. Важно помнить: работодатель имеет право отказать в подмене, если это нарушает производственный процесс. Поэтому заявление носит характер просьбы, а не уведомления.
Итог: заявление на подмену сменами должно быть составлено в свободной форме, но с четким указанием участников, дат и согласия руководства. Это защитит вас от возможных споров и обеспечит корректный учет рабочего времени.