В ситуации, когда стороны договора находятся в разных городах, есть несколько абсолютно законных и практичных способов оформить документ так, чтобы он имел полную юридическую силу.
1. Подписание бумажного договора с обменом экземплярами по почте.
Самый традиционный способ. Вы распечатываете договор в двух экземплярах, подписываете оба, затем отправляете контрагенту по почте (лучше ценным письмом с описью вложения). Он подписывает оба экземпляра и возвращает один вам. Дата заключения договора в этом случае определяется по моменту, когда вторая сторона поставила подпись. Такой вариант подходит, если у сторон нет квалифицированной электронной подписи или просто требуется классический бумажный документ.
2. Использование электронной подписи (ЭП).
Если обе стороны имеют квалифицированную электронную подпись, договор можно подписать в электронном виде. Это приравнивается к собственноручной подписи по закону (ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Документ подписывается с помощью специальных сервисов или программ (например, Диадок, Контур, СБИС). Важно: храните электронные файлы и сертификаты ЭП – они подтверждают подлинность документа.
3. Подписание договора с помощью простой электронной подписи (ПЭП).
Если речь идет о договоре между организациями или предпринимателями, можно использовать ПЭП – например, подтверждение через корпоративную почту, СМС-код или электронную систему документооборота. Однако необходимо, чтобы порядок использования ПЭП был закреплен в договоре или внутреннем положении компании. Это обеспечит юридическую значимость подписания.
4. Сканированные копии и электронная переписка.
На практике часто стороны подписывают бумажные экземпляры, делают скан и обмениваются ими по e-mail. Юридически это не всегда идеально, но если стороны потом подтвердят оригиналами, такой обмен может служить доказательством заключения договора. Чтобы минимизировать риски, в тексте договора можно предусмотреть пункт: «Стороны согласовали, что обмен скан-копиями договора по электронной почте приравнивается к обмену оригиналами».
Совет юриста:
- Обязательно фиксируйте даты отправки и получения документов.
- Храните подтверждения почтовых отправлений или электронные квитанции.
- Если договор важен или крупный по сумме, предпочтительнее использовать квалифицированную электронную подпись или обмен оригиналами по почте.
Итог: подписать договор между сторонами, находящимися в разных городах, можно как в бумажной форме, так и в электронной. Главное - обеспечить идентификацию подписантов и доказательства обмена документами. Тогда договор будет иметь полную юридическую силу и защитит ваши интересы.