Как правильно использовать фразу «настоящим докладываю»

Question

Я работаю в муниципальной организации, и мне поручили подготовить служебную записку на имя руководителя департамента. Мне сказали, что текст должен начинаться словами «настоящим докладываю», но я не совсем понимаю, когда и в каких случаях используется такая формулировка. Не хочу выглядеть непрофессионально в официальной переписке. Объясните, пожалуйста, как правильно составить документ с этой фразой и в каких ситуациях она уместна?

Answer 1

Фраза «настоящим докладываю» применяется в официальной переписке, когда сотрудник направляет руководителю или вышестоящему органу письменное сообщение, содержащее информацию о выполнении поручений, ходе работы, выявленных проблемах или результатах проверок. Это выражение является официально-деловым штампом и используется для обозначения факта доклада в письменной форме.

Когда уместно использовать:

• в служебных записках, направляемых руководству;
• в отчетах, связанных с выполнением распоряжений, указаний, приказов;
• в документах, где фиксируется факт выполненной работы или передача информации по результатам проверки;
• в объяснительных записках, если докладываются обстоятельства происшествия или инцидента.

Пример контекста: если вы, как специалист отдела, должны уведомить начальство о ходе исполнения поручения, вы можете начать документ так: «Настоящим докладываю о выполнении поручения от 15 мая 2024 года № 23/П...». Далее излагается суть вопроса, результаты и предложения.

Важные правила оформления:

1. Документ составляется на бланке организации с указанием даты и регистрационного номера.
2. Текст должен быть лаконичным, точным и объективным. Избегайте эмоциональных выражений и оценочных слов.
3. После основной части документа добавляется подпись, должность и расшифровка фамилии.

Альтернативы формулировке: иногда вместо «настоящим докладываю» допустимо использовать выражения вроде «сообщаю», «информирую», «представляю отчет». Они уместны в зависимости от степени официальности и адресата письма. Например, если обращение внутреннее и не требует строгой формы, можно писать проще: «Информирую о выполнении поручения...».

Юридический нюанс: служебная записка с такой формулировкой может стать доказательством исполнения обязанностей, если впоследствии возникнут споры о выполнении распоряжений. Поэтому важно сохранять копию документа и фиксировать дату его направления.

Вывод: используйте «настоящим докладываю», когда вы официально информируете руководство о фактических действиях, результатах или обстоятельствах. Это подчеркнет ваш профессионализм и соблюдение делового стиля.