Товарная накладная (форма ТОРГ-12 или УПД при совмещении функций) сама по себе не является платежным документом. Она фиксирует факт передачи товара от поставщика покупателю и служит основанием для отражения операции в бухгалтерском учете, но не подтверждает факт оплаты.
Разберем подробнее:
- Назначение накладной – подтвердить факт отгрузки и получения товара. Подписи сторон и печати (если используются) свидетельствуют, что товар действительно передан.
- Платежные документы – это документы, которые подтверждают факт перечисления денег. К ним относятся платежное поручение (при безналичном расчете), кассовый чек, приходный кассовый ордер.
- Оплата и накладная – разные этапы сделки. Сначала заключается договор или выставляется счет, затем покупатель оплачивает, а после этого поставщик передает товар и оформляет накладную.
Таким образом, наличие накладной у вас не подтверждает, что вы оплатили товар. Она лишь подтверждает, что товар был передан. Для налоговой и бухгалтерской отчетности необходимо хранить оба вида документов – и платежные, и товаросопроводительные.
На практике:
- Если налоговая или банк будут проверять движение средств, то накладная не заменит платежное поручение или чек.
- Для защиты ваших интересов при споре с поставщиком также важно иметь доказательства оплаты – выписку банка или кассовый документ.
- Если накладная оформлена как УПД (универсальный передаточный документ) с функцией «Счет-фактура + накладная», то она может заменить несколько документов, но даже в этом случае она не подтверждает сам факт оплаты.
Вывод: товарная накладная – это важный документ для учета поставок, но она не является платежным документом. Чтобы подтвердить оплату, всегда сохраняйте платежные поручения, чеки или кассовые ордера.