Отпускной лист – это внутренний кадровый документ, который используется работодателем для учета и оформления отпусков сотрудников. Хотя Трудовой кодекс РФ не содержит прямого упоминания об этом документе, его наличие часто предусмотрено внутренними регламентами организации и служит важным элементом кадрового документооборота.
1. Назначение отпускного листа
- Он фиксирует факт предоставления отпуска сотруднику;
- Служит основанием для бухгалтерии для расчета и выплаты отпускных;
- Помогает отделу кадров контролировать график отпусков и учет рабочего времени.
2. Кто оформляет документ
Обычно отпускной лист заполняет отдел кадров или ответственный за ведение табеля учета рабочего времени. Работник, как правило, только пишет заявление на отпуск. После согласования заявления издается приказ о предоставлении отпуска, и на основании этого приказа формируется отпускной лист. Таким образом, сам работник не обязан его оформлять.
3. Что должно быть указано в отпускном листе
- ФИО сотрудника и его табельный номер;
- Подразделение (отдел, должность);
- Период отпуска (даты начала и окончания);
- Вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный и т.д.);
- Основание (номер и дата приказа о предоставлении отпуска);
- Подписи ответственных лиц (кадровика, бухгалтера, руководителя подразделения).
4. Является ли отпускной лист обязательным
Согласно ст. 123 и 136 Трудового кодекса РФ, обязательными документами при предоставлении отпуска являются: заявление работника, приказ и расчет отпускных. Отпускной лист – это вспомогательная форма, которая помогает работодателю систематизировать учет, но не является обязательной по закону. Однако, если в вашей компании утверждена форма отпускного листа внутренним актом (например, положением о документообороте), то ее использование становится обязательным внутри организации.
5. Практические советы
- Уточните в отделе кадров, утвержден ли у вас локальный акт, предусматривающий отпускной лист;
- Проверьте, чтобы все даты и основания в документе совпадали с приказом об отпуске;
- Сохраняйте копию отпускного листа и приказа на случай спора о сроках отпуска или выплатах.
Вывод: отпускной лист – это внутренний документ, упрощающий кадровый учет, но не обязательный по закону. Работодатель вправе использовать его по своему усмотрению, если это закреплено внутренними нормативными актами.