Ваш вопрос действительно актуален, так как тема обработки персональных данных, в том числе паспортных, вызывает много сомнений у граждан. Давайте разберёмся по порядку.
1. Право работодателя на запрос паспортных данных
При трудоустройстве работодатель обязан заключить трудовой договор, а также оформить личное дело сотрудника. В соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ, работник обязан предоставить:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (если это не первое место работы);
- страховое свидетельство (СНИЛС);
- документы воинского учета (для военнообязанных);
- документы об образовании (при необходимости).
Таким образом, паспортные данные обязательны для оформления трудового договора. Но закон не требует, чтобы работник обязательно предоставлял копию паспорта – достаточно предъявления оригинала для сверки.
2. Почему работодатели просят копию паспорта?
На практике HR-службы просят копии, чтобы исключить ошибки и упростить документооборот. Копия хранится в личном деле и используется, например, при подготовке отчетности для налоговых органов и ПФР. Однако это связано с обработкой персональных данных, и здесь вступает в силу Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных».
3. Нужно ли согласие на обработку персональных данных?
Да. Работодатель обязан получить от вас письменное согласие на обработку персональных данных. В согласии должны быть указаны:
- какие именно данные обрабатываются;
- с какой целью это делается;
- срок хранения;
- право отозвать согласие.
4. Могу ли я отказаться давать копию паспорта?
Формально вы имеете право ограничиться предъявлением оригинала паспорта. Но на практике отказ предоставить копию может вызвать трудности с оформлением. Работодатель вправе настаивать на копии, так как он несет ответственность за правильность ведения кадровых документов. Если вы принципиально против копии, вам нужно обсудить этот вопрос с работодателем и ссылаться на положения закона о персональных данных.
5. Риски передачи копии паспорта
Риск утечки персональных данных есть всегда. Поэтому:
- убедитесь, что работодатель выдал вам форму согласия на обработку данных;
- уточните, кто и где хранит документы;
- по возможности требуйте, чтобы копии хранились в закрытых архивах.
Вывод: Работодатель вправе запросить паспортные данные и в большинстве случаев копия паспорта действительно требуется для оформления. Но закон не обязывает вас предоставлять именно копию – достаточно оригинала. Если вы переживаете о безопасности, уточните порядок хранения документов и ознакомьтесь с внутренними локальными актами работодателя.
Практический совет: в случае сомнений можно попросить сделать копию паспорта в вашем присутствии и поставить на ней отметку «копия верна, только для оформления трудового договора».