Исходящий номер – это служебный реквизит документа, который используется для его учета и систематизации внутри организации. Каждый документ, который организация отправляет вовне (в другую компанию, в государственный орган, физическому лицу и т.д.), получает собственный уникальный исходящий номер. Этот номер проставляется при регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.
Зачем нужен исходящий номер:
- Для идентификации документа – по этому номеру можно легко найти копию письма, приказа или уведомления в архиве компании.
- Для контроля сроков – исходящий номер фиксирует дату и порядок отправки. Например, если вы направили претензию 12 марта под номером 15/03-12, то при последующих спорах это будет доказательством своевременности обращения.
- Для официальной переписки – адресат, получая документ, видит исходящий номер и может сослаться на него в ответе, указав свой входящий номер. Таким образом формируется прозрачная переписка между сторонами.
Важно: исходящий номер не имеет отношения к телефонным номерам или другим контактным данным. Это исключительно регистрационный номер документа. Он отражает внутренний документооборот организации, а не средства связи.
В каждой компании может быть своя система нумерации: например, «№ 25/Бух-2024» – двадцать пятое письмо бухгалтерии за 2024 год. Государственные органы также строго ведут журналы исходящей корреспонденции, где указывают дату, номер, краткое содержание и адресата.
Если вы запрашиваете сведения у организации или госструктуры, то вправе просить копию документа с указанием исходящего номера, так как он подтверждает факт официальной отправки. Однако номер телефона не является частью таких данных и не раскрывается по запросу – это уже сведения контактного характера, а не регистрационные данные делопроизводства.
Таким образом, исходящий номер нужен для того, чтобы документ имел юридическую определенность – его можно было идентифицировать, проверить дату, доказать факт отправки. Для вас как заявителя важно всегда сохранять копию документа и фиксировать исходящий номер, чтобы при необходимости подтвердить, что вы действительно направляли обращение.