Работа в аппарате суда, особенно связанная с обеспечением деятельности архива, требует четкого понимания своих полномочий и обязанностей. Сотрудники, отвечающие за архив суда, играют важную роль в обеспечении сохранности судебных документов и правильной организации документооборота.
Основные должностные обязанности работников архива суда включают:
- Прием и регистрация дел после их завершения в производстве судей и структурных подразделений. Сотрудник проверяет комплектность дел, наличие всех процессуальных документов и правильность их оформления.
- Систематизация и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и правилами архивного делопроизводства. Это подразумевает правильную укладку дел, поддержание условий хранения, защиту от повреждений и утрат.
- Выдача дел во временное пользование по запросам судей, сотрудников аппарата или по официальным обращениям других органов, с обязательной регистрацией факта выдачи и последующего возврата.
- Подготовка дел к передаче в государственный архив после истечения сроков хранения в суде. Работник формирует описи, проводит проверку состояния дел, обеспечивает их надлежащее оформление.
- Учет и отчетность - ведение архива требует постоянного обновления внутренних журналов учета, составления ежегодных отчетов о наличии и движении архивных документов.
- Контроль за сроками хранения и своевременное уничтожение документов, подлежащих списанию, в порядке, установленном законодательством и ведомственными инструкциями.
Правовая база: функции архива суда основываются на Федеральном конституционном законе «О судебной системе РФ», Федеральном законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также на Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ.
В должностной инструкции работника аппарата суда, обеспечивающего деятельность архива, обязательно должны быть прописаны конкретные обязанности, права и ответственность. Если вам поручили ведение архива без официального изменения должностной инструкции, вы вправе обратиться к руководителю аппарата или председателю суда с просьбой уточнить функциональные обязанности и внести изменения в документацию.
Практический совет: оформите внутренний акт (распоряжение или приказ), в котором будет закреплен ваш статус ответственного лица за архив. Это защитит вас от возможных претензий при проверках и обеспечит юридическую определенность вашей работы.