Сопроводительное письмо к претензии – это не просто формальность, а важный элемент деловой переписки, который подтверждает факт направления претензии, фиксирует дату её передачи и помогает грамотно оформить взаимодействие между сторонами.
Что такое сопроводительное письмо? Это документ, который «сопровождает» основное обращение (в данном случае претензию) и содержит краткую информацию о сути направляемых материалов. Оно помогает получателю быстро сориентироваться, от кого письмо, по какому вопросу и какие документы приложены.
Основные цели сопроводительного письма:
- зафиксировать факт передачи претензии и приложений;
- уточнить, к какому договору или обстоятельствам относится претензия;
- обозначить контактное лицо для связи;
- сохранить корректный деловой стиль общения.
Структура сопроводительного письма:
- Шапка – указываются реквизиты отправителя и получателя (названия организаций, адреса, контактные данные).
- Дата и номер – чтобы можно было ссылаться на документ при дальнейшем общении.
- Текст письма – кратко изложить, что направляется претензия, по какому договору, с описанием сути вопроса (например, «в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по договору №… от …»).
- Перечень приложений – указать, какие документы прилагаются (сама претензия, копии актов, счета, фото, переписка и т. д.).
- Заключительная часть – вежливо выразить надежду на урегулирование вопроса в досудебном порядке и указать контактные данные для связи.
- Подпись и печать (если организация).
Практические советы:
- Составляйте письмо в официально-деловом стиле, избегайте эмоциональных формулировок.
- Если направляете документ почтой, используйте заказное письмо с уведомлением о вручении – это будет доказательством направления претензии.
- При передаче лично – попросите поставить отметку о получении на вашем экземпляре сопроводительного письма.
- Храните копию письма и доказательства его отправки – они пригодятся при обращении в суд, если вопрос не будет решён мирно.
Пример формулировки основной части:
«В связи с нарушением сроков выполнения работ по договору подряда № 15/23 от 10.02.2023 г. направляем Вам претензию с требованием об устранении выявленных недостатков. К письму прилагаются документы, подтверждающие факты нарушений.»
Таким образом, сопроводительное письмо придаёт делу официальный характер и помогает избежать спорных ситуаций с подтверждением факта направления претензии. Грамотно оформленный документ демонстрирует вашу деловую репутацию и повышает шансы на успешное досудебное урегулирование.