Обязанности помощника начальника делопроизводства в армии

Question

Я недавно получил назначение на должность помощника начальника делопроизводства в воинской части. Ранее я занимался только гражданским документооборотом, и теперь у меня возникли сомнения: какие именно обязанности я обязан выполнять по закону и уставу? Не хотелось бы, чтобы на меня возложили функции, которые не входят в мои полномочия.

Answer 1

Ваша ситуация понятна и достаточно распространена, особенно среди военнослужащих, которые впервые сталкиваются с военной службой в должности, связанной с документооборотом.

Должность помощника начальника делопроизводства закреплена в штатном расписании конкретной воинской части и регулируется Уставом внутренней службы ВС РФ, а также соответствующими приказами Министерства обороны.

Основные обязанности помощника начальника делопроизводства, как правило, включают:

• ведение входящей и исходящей корреспонденции;
• регистрацию, хранение и учет документов (включая секретные материалы – при наличии допуска);
• контроль сроков исполнения документов;
• подготовку проектов приказов, распоряжений и служебной переписки;
• ведение архива подразделения;
• организацию работы с электронными системами документооборота.

Важно понимать: на Вас не могут возлагать обязанности, которые не относятся к данной должности, например – выполнение хозяйственных работ, постоянное дежурство вне рамок приказа или обязанностей, а также функции, не связанные с документооборотом. Все это будет являться нарушением принципов распределения обязанностей по воинской службе.

Что рекомендуется сделать:

1. Ознакомиться с должностной инструкцией, которая утверждена командиром части. Она должна быть в письменном виде, и именно она определяет Ваш круг обязанностей.
2. При необходимости – запросить разъяснение у непосредственного начальника или кадровой службы.
3. Если на Вас систематически возлагаются несоответствующие должности обязанности – можно обратиться с рапортом на имя командира части.
4. В случае серьезных нарушений – обратиться в военную прокуратуру, которая контролирует соблюдение прав военнослужащих.

Вывод: помощник начальника делопроизводства – это должность, связанная исключительно с организацией правильного документооборота. Все остальные обязанности должны быть четко регламентированы и не выходить за пределы Вашей должностной инструкции. Если Вы чувствуете, что на Вас давят и заставляют выполнять чужую работу, необходимо фиксировать такие случаи и действовать по установленному порядку.