В вашей ситуации действительно необходимо оформить дополнительное соглашение к уже заключенному договору, чтобы изменить или уточнить его номер. Это важно не только для бухгалтерии, но и для того, чтобы избежать споров и недоразумений в дальнейшем.
Пошаговый порядок действий:
- Проверка договора – убедитесь, что у вас есть оригинал договора с подписью сторон и правильной датой заключения.
- Подготовка дополнительного соглашения – в документе нужно указать: номер и дату основного договора, формулировку о том, что в связи с технической ошибкой стороны согласовали изменить пункт, содержащий номер договора, и указать правильный номер.
- Согласование с контрагентом – направьте проект допсоглашения второй стороне для подписания. Важно, чтобы на документе стояли подписи уполномоченных лиц и печати (если они используются).
- Регистрация в документообороте – присвойте допсоглашению свой номер и дату, зарегистрируйте его в журнале договоров.
- Хранение – подшивайте допсоглашение вместе с основным договором, чтобы они всегда хранились в связке.
На что обратить внимание:
- В тексте допсоглашения важно четко сформулировать, что меняется именно номер договора, остальные условия остаются без изменений.
- Если договор уже фигурировал в бухгалтерских документах, необходимо уведомить бухгалтерию и при необходимости внести корректировки в счета, акты и накладные.
- При проверках (налоговой или аудита) наличие корректно оформленного допсоглашения подтвердит правомерность изменений.
Пример формулировки: «Пункт 1.1 Договора № 15 от 10.01.2024 изложить в следующей редакции: "Договор № 15/24 от 10.01.2024". Остальные условия договора остаются без изменений».
Вывод: оформление допсоглашения об изменении номера договора – это стандартная юридическая процедура, которая позволит избежать проблем с учетом и исполнением контракта. Главное – соблюсти письменную форму, подписать документ обеими сторонами и хранить его вместе с основным договором.