Ответ юриста:
Ваша ситуация достаточно распространённая, особенно среди работников государственных и муниципальных учреждений. Когда сотрудник уходит в отпуск и планирует добираться до места отдыха на личном автомобиле, у кадровой службы или бухгалтерии иногда возникают вопросы, связанные с документальным подтверждением поездки. Разберёмся, что действительно нужно оформлять, а что — нет.
1. Если вы едете в отпуск за свой счёт:
- Если вы просто используете личное авто для поездки на отдых, никаких дополнительных документов оформлять не требуется. Это ваше частное дело, и работодатель не имеет права требовать отчёт о маршруте или подтверждающих документов.
- Вы можете взять с собой документы на автомобиль (паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации, водительское удостоверение, страховку ОСАГО) — но это стандартный комплект, не связанный с работой.
2. Если вы претендуете на компенсацию расходов по проезду:
- Некоторые категории работников (например, государственные гражданские служащие, педагоги, северяне, военнослужащие, сотрудники МВД) имеют право на компенсацию стоимости проезда к месту отдыха и обратно. В этих случаях важно документально подтвердить сам факт поездки и её стоимость.
- При поездке на личном автомобиле подтверждение расходов производится на основании путевых листов, чеков на топливо, квитанций с платных дорог, данных о маршруте. Иногда требуют также справку о прибытии в пункт назначения (например, из гостиницы или санатория).
- Если компенсация предусмотрена коллективным договором или внутренним актом, порядок оформления может быть уточнён локально.
3. Что нужно сделать заранее:
- Уточните в бухгалтерии или отделе кадров, есть ли у вас право на компенсацию проезда.
- Если да, напишите заявление на имя работодателя с просьбой компенсировать расходы. В заявлении укажите, что поездка будет осуществляться на личном автомобиле.
- По возвращении из отпуска предоставьте все подтверждающие документы — чеки на бензин, квитанции платных дорог, маршрут (например, распечатка из навигатора или карта пути).
4. Важно помнить:
- Если компенсация не предусмотрена, то требование бухгалтерии предоставить документы о поездке незаконно — отпускное время не подлежит контролю со стороны работодателя.
- Если же компенсация есть, то порядок подтверждения расходов должен быть закреплён в нормативном акте (например, в Положении о компенсации проезда).
Вывод: Оформление поездки на личном автомобиле в отпуск требуется только в том случае, если вы хотите получить компенсацию расходов. В остальных случаях никаких специальных документов не нужно. Работодатель не вправе требовать отчёт о вашем маршруте или подтверждение того, что вы действительно поехали отдыхать.